議題觀點

2018年股東常會召開應注意事項

勤業眾信稅務部 / 莊瑜敏會計師、呂玫瑩協理

近年來政府為強化公司治理，持續檢討並修訂相關法令及配套機制規範，包括電子投票、董事監察人選舉應採候選人提名制、設置各功能性委員會等重視股東權益、提昇資訊透明度及公司治理機能等政策。主管機關除要求全體上市及上櫃公司自107.1.1起，於召開股東會時應將電子方式列為股東行使表決權管道之一，同時修訂薪資報酬委員會組織規程條文，以落實公司之董事、監察人及經理人所得之薪資報酬與個人績效連結，並於年報中揭露及於股東會報告等程序。

本文謹就公司法、證券交易法及各主管機關對可能影響107年股東常會之進行或相關事項應提列為股東會報告或討論的議程內容所發布之法規、函釋或行政管理措施等，彙整相關重點供參：

一、應採電子投票之適用範圍

金管會106.1.18函令規定，全體上市(櫃)公司自107.1.1起於召開股東會時，應將電子方式列為表決權行使管道之一。因此，全體上市(櫃)公司於107年股東常會召集通知，應載明電子投票行使表決權之方式，以為適法。

另，依有價證券上市上櫃審查準則規定，初次申請本國有價證券上市(櫃)之發行公司及股票第一上市(櫃)之外國發行人，應於公司章程載明電子投票為股東表決權行使管道之一及董事、監察人選舉應採候選人提名制度等事項，始受理其上市上櫃之申請。若公司計畫於107年申請上市或上櫃，應預先檢視現行公司章程，並配合至遲於107年股東會修正相關條文，以免影響股票掛牌之時程。

電子投票之採行，雖無強制要求現行已上市櫃之公司應記載於公司章程，然為強化電子投票之效果，擬搭配採行董事監察人候選人提名制者，特別是108年有全面改選董事監察人議案之公司，建議於107年股東會將電子投票增訂於公司章程。

另，依據公司法第177條之1第二項規定，以書面或電子方式行使表決權之股東，視為親自出席股東會。但就該次股東會之臨時動議及原議案之修正，視為棄權，即非屬同意。因此，各上市櫃公司需注意若股東以電子投票行使表決權之比率較高，應事先審慎因應，以免原訂議案之修正或臨時動議表決時未能達出席表決權過半同意之虞。

二、應設置審計委員會之適用範圍

自106.1.1起實收資本額達新臺幣20億元以上未滿新臺幣100億元之非屬金融業之上市(櫃)公司，應於106年完成設置審計委員會替代監察人。尚未設置之公司於107年股東常會改選新任董事時，應完成審計委員會之設置。若董監任期於107年未屆滿者，得自任期屆滿時再行設置。

另，依據新修訂之有價證券上市審查準則申請本國股票上市之發行公司及股票第一上市之外國發行人、依櫃買中心買賣有價證券審查準則申請上櫃時實收資本額達新臺幣6億元者，及依外國有價證券櫃買審查準則申請上櫃時最近期經會計師查核簽證之歸屬於母公司業主之權益總額達新臺幣6億元之公司，應將審計委員會載列於公司章程，證交所或櫃買中心始受理其申請上市櫃。

依規定須設置審計委員會之公司，應預先研議公司董事(含獨立董事三席)席次，並檢視章程及董事監察人選舉辦法之規定，若有因此須修改公司章程及董事監察人選舉辦法者，宜自現任董事或監察人任期屆滿前配合修正相關條文。至於公司章程之修訂，除增訂審計委員會相關條項外，尚需將監察人規定刪除，或增列原監察人於設置審計委員會時當然解任之條件規定。

另為避免審計委員會於議案表決時產生適法性爭議，建議獨立董事員額採單數設置。

三、106年度盈餘分配應注意事項

(一) 公開發行以上公司

公司應自期初未分配盈餘，考量106年間因會計政策變動而追溯重編之影響數；首次採用TIFRS之公開發行公司，因首次採用TIFRS對保留盈餘之影響數；因適用TIFRS依金管會規定提列(或迴轉)特別盈餘公積；調整106年度影響其他保留盈餘之事項(包括因採用權益法之投資調整、處分或註銷庫藏股、公司選擇將確定福利計畫再衡量數認列於調整保留盈餘及除列指定按公允價值衡量之金融負債，其信用風險變動影響數重分類至保留盈餘者等事項)，並加計稅後淨利後，依章程規定提列法定盈餘公積、依法提列(或迴轉)特別盈餘公積，以及依章程或股東會議決自行提列(或迴轉)特別盈餘公積後，再就其餘額，依公司股利政策為股東股息及紅利之分派。

(二) 非公開發行公司

非公開發行公司應就TIFRS或EAS擇一適用，106年度盈餘分配時，公司應自期初未分配盈餘，考量首次適用TIFRS或EAS對保留盈餘之影響數；106年間因會計政策變動而追溯重編之影響數；調整106年度影響其他保留盈餘之事項(包括因採用權益法之投資調整、處分或註銷庫藏股、公司選擇將確定福利計畫再衡量數認列於保留盈餘及公司採用TIFRS時之除列指定按公允價值衡量之金融負債，其信用風險變動影響數重分類至保留盈餘者等事項)，並加計稅後淨利後，依章程規定提列法定盈餘公積、依章程或股東會議決自行提列(或迴轉)特別盈餘公積後，再就其餘額，依公司股利政策為股東股息及紅利之分派。

公司董事會擬議之106年度盈餘分配表，請參考《通訊》三月號(p.10)。

四、107年公司治理評鑑指標

證交所公告107年治理評鑑指標，調整及增列部分內容。提醒上市櫃公司多加注意並預做準備，以爭取較高分數及評等。謹將本次評鑑指標重要修正內容臚列如下：

五、其他應注意事項

(一) 修正董事及監察人選舉辦法

公司改設置獨立董事及審計委員會取代監察人、或採用電子投票、董事監察人之選舉改採候選人提名制度者，如公司之董事及監察人選舉辦法訂有相關之規定者，應配合修正。

(二) 盈餘經股東常會決議分派後，已部分發放時，不得再召開股東臨時會變更盈餘分派

經濟部於106.01.18函令規定，董事會已依股東常會決議為盈餘分派，即使公司已分派部分盈餘但尚未全數發放完畢，亦不得於股東常會召開當年度營業終結前召開股東臨時會，變更該股東常會之盈餘分派決議。惟如盈餘尚未分派時，則可於該股東常會召開當年度營業終結前召開股東臨時會，變更該股東常會之盈餘分派決議。因此公司盈餘分派案業已分派完成或部分分派，則不發生再召開股東臨時會變更股東常會盈餘分派決議之情事。

(三) 公開發行股票公司之章程所定董事監察人之人數非固定數額時，應使股東於股東會選任董事監察人前即知悉擬選舉之人數

公開發行股票公司今年股東會如有選任董事監察人議案，應注意經濟部最新函釋規定，倘公司章程所訂就選任董監人數，僅載明「設置董事○人至○人」之非固定數額者，該項董事監察人選舉人數攸關股東選舉權之行使，故董事會於召集股東會時，即應確認應選人數，並於召集通知載明，以利股東就應選董事監察人數額評估投票規劃；又章程已明定固定數額者，縱是該次股東會章程變更，也不得於股東會現場以臨時動議方式修正選舉之董事監察人席次，以免影響股東之選舉權益。如該次股東會涉及修正公司章程變更董事監察人席次者，亦需於完成章程修訂後，於下次股東會始得依新修正後章程選舉適用。

另董事監察人如已向公司提出辭職，惟辭職生效日係另訂條件或期限之情形時，公司得於最近一次股東會提前補選。惟該新任之董事監察人應於上開附條件或期限之辭職生效日起始得就任。

(四) 獨立董事候選人，連續擔任達三屆者應公告繼續提名之理由

公開發行公司獨立董事設置及應遵循事項辦法第5條規定，獨立董事候選人，其已連續擔任該公司獨立董事任期達三屆者，公司應於公告前項審查結果時併同公告繼續提名其擔任獨立董事之理由，並於股東會選任時向股東說明。

(五) 修訂薪資報酬委員會組織規程條文，以落實上市、上櫃及興櫃公司之董事、監察人及經理人所得之薪資報酬與個人績效連結，並於年報中揭露及於股東會報告

為落實上市、上櫃及興櫃公司之董事、監察人及經理人所得之薪資報酬與個人績效連結，引導公司訂定董事、監察人及經理人之合理薪資報酬，強化薪資報酬委員會之職能，主管機關公告修正「○○股份有限公司薪資報酬委員會組織規程參考範例」，薪資報酬委員會應訂定並定期檢討公司董事、監察人及經理人績效評估標準，提交董事會討論。此外，公司應於年報中揭露績效評估標準之內容，於年報揭露個別績效評估結果，以及其與個別薪資報酬之內容及數額間之關聯性與合理性，並於股東會報告。薪資報酬不宜與財務績效表現重大悖離，如有獲利重大衰退或長期虧損，則其薪資報酬不宜高於前一年度，若仍高於前一年度，應於年報中揭露合理性說明並於股東會報告。

(六) 上市(櫃)公司之重要子公司於海外證券市場申請掛牌交易，應於股東會說明及決議

證交所及櫃買中心分別於106.12.28及107.02.23修訂營業細則及業務規則，規定上市(櫃)公司之重要子公司於海外證券市場申請掛牌交易，應於股東會召集事由中列舉並說明海外證券市場申請掛牌交易之目的、對上市(櫃)公司財務及業務之影響、重要子公司股權分散之方式、價格訂定依據、股權受讓對象或所洽之特定對象、以及是否影響上市(櫃)公司於交易所或櫃買中心繼續上市櫃。

(七) 上市上櫃公司治理實務守則第27條規定，董事會為健全監督功能及強化管理機能，得考量公司規模、業務性質、董事會人數，設置審計、薪資報酬、提名、風險管理或其他各類功能性委員會，並得基於企業社會責任與永續經營之理念，設置環保、企業社會責任或其他委員會，並明定於章程。功能性委員會應訂定組織規程，經由董事會決議通過。組織規程之內容應包括委員會之人數、任期、職權事項、議事規則、行使職權時公司應提供之資源等事項。

結語

政府為提升資本市場的品質及增進我國國際資本市場形象與競爭力，積極強化公司治理。近來金管會針對攸關上市櫃公司治理很重要的兩個委員會，審計委員會及薪資報酬委員會，積極檢討其運作之缺失，並研擬透過修改證券交易法方式增訂審計委員會及薪酬委員會未依規定運作之相關罰鍰，以強化這兩個委員會運作功能。公司管理階層有責任建立公司治理良好典範，作為公司與其他參與者的依據，並且能夠定期評估其有效程度。特別是，高階管理人員在面對利益衝突及透露財務報表的時候表現出的誠實與道德。因此建立完善公司治理機制是管理階層對公司及投資人的尊重與承諾。

107年股東會議程之擬訂，除應就前開相關注意之重點事項，遵循主管機關法令或相關管理規則之修訂辦理外，並宜考量公司永續經營之目標策略等需要，事先妥適安排規劃準備，以使股東會順利圓滿進行。